Utbildningsmål

Utbildningen ska ge en grundläggande förståelse om systemet för att möjliggöra en bra administration i samråd med de olika användargrupperna. Utbildningen ger kunskap om att kunna sköta den löpande administration som hör till rollen som administrator och huvudregistrator i Formpipe W3D3. Detta innebär att deltagarna kommer att kunna registrera och administrera nya användare, serier och e-postmallar (svarsmallar), kampanjer mm. Deltagarna kommer också att kunna administrera klassificeringar såsom diariebeteckning, status, handläggare och handläggargrupper mm samt den hierarkiska processorienterade klassificeringen via ärendetyp/handlingstyp. Deltagarna kommer även att kunna göra sökningar via sökbyggaren och spara sökningar för eget eller publikt bruk. Under utbildningsdagarna kommer deltagarna få lära sig hur man skapar/hanterar formulärfält (lägga till extrafält) samt få kännedom om arbetsflöden och CMS-funktionen.

Målgrupp

Utbildningen riktar sig till dem som ska ansvara för att administrera Formpipe W3D3 och bistå användargrupperna med olika önskemål gällande systemet. Det kan vara en person som inom förvaltningen/myndigheten/organisationen arbetar i en roll som förenar det tekniska med det verksamhetsnära, såsom t.ex. IT-samordnare eller systemansvarig. Ofta kan dock registrator/huvudregistrator också ha denna roll.

Förkunskaper

Registratorsutbildning och/eller erfarenhet av att arbeta med registrering i Formpipe W3D3. Alternativt goda IT-kunskaper och/eller erfarenhet från andra verksamhets-, ärende- och dokumenthanteringssystem.

Innehåll Formpipe W3D3 Administratör och Huvudregistratorsutbildning, 2 dagar

Innehåll dag 1, Administratörsutbildning

• Roller och gränssnitt i systemet
• Skapa serier
• Skapa och hantera behörighetsgrupper per serie
• Administrera användare i systemet
• Administrera handläggare och handläggargrupper
• Skapa e-postkonton
• Skapa kampanjer för automatisk registrering av ärenden och handlingar via e-post
• Skapa E-postmallar (svarsmallar) för olika typer av utskick från systemet
• Formulärhantering (skapa utökade fält på ärende- och handlingskort mm)
• Kännedom om arbetsflöden i systemet
• Kännedom om CMS-funktionen för extern publicering av dokument
• Övningar

Innehåll, dag 2, Huvudregistratorsutbildning

• Formpipe W3D3s grundläggande uppbyggnad
• Hantera obligatoriska fält i ärende- och handlingskort
• Administrera handläggare och handläggargrupper
• Lägga upp klassificeringar såsom avdelningar, status mm
• Kategorier
• Lägga upp processorienterade klassificeringar som ärende- och handlingstyper (hierarkisk struktur)
• Skapa fördefinierade ärendemeningar/handlingsbeskrivning, lagrum mm
• E-postadresser och kontaktgrupper
• Redigera E-postmallar (svarsmallar) för olika typer av utskick från systemet
• Spara egna och publika sökningar i sökbyggaren
• Övningar

Frukost, lunch, fika och kursdokumentation ingår i kurserna.